Efisiensi dan efektifitas pengeloaan arsip akan terjadi jika kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan sesuai dengan kaidah kearsipan. Setiap hari proses administrasi di berbagai instansi pemerintah melahirkan tumpukan dokumen, yang semula hanya membutuhkan satu boks, dua boks hingga akhirnya memenuhi ruang kerja. Perlu menjadi perhatian bahwa arsip yang tidak disusutkan akan membebani instansi tersebut. Berkaca pada fonomena ini maka Direktorat Jenderal Hortikultura akan terus melakukan penyusutan arsip seperti yang telah dilakukan setiap tahunnya.

Melalui Sosialisasi Penyusutan Arsip Inaktif lingkup Direktorat Jenderal Hortikultura, Kepala Bagian Umum Setditjen Hortikultura Sri Haryati menghimbau agar pejabat fungsional arsiparis dan pengelola arsip di Ditjen Hortikultura untuk segera melakukan pengklasifikasian arsip yang telah memasuki masa akhir retensinya. “Pelaksanaan peyusutan arsip ini juga sebagai indikasi kepatuhan Kementerian Pertanian khususnya Direktorat Jenderal Hortikultura dalam menyelenggarakan fungsi kearsipan sesuai aturan perundang-perundangan. "Maka saya harapkan para Arsiparis dapat melaksanakan kegiatan ini agar sesegera mungkin kita dapat melakukan penyerahan arsip ke Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian”, tuturnya sebelum membuka acara pada Kamis (05/12/19) di Malang, Jatim.

Kasubag Kearsipan Kementan, Luh Putu Yuni juga menghimbau kepada seluruh peserta rapat untuk memperhatikan 4 (empat) instrumen kearsipan yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Level Keamanan Akses Arsip dalam pengelolaan arsip di Ditjen Hortikultura. “Kepatuhan tersebut dihadapkan dengan inovasi atau compliance over substance, maka arsip yang diserahkan harus memiliki daftar arsip atau sudah diklasifikasikan di unit pengolah, bukan yang dalam karung atau kardus rokok”, jelasnya.

Sejauh ini Kementerian pertanian menjadi peringkat ke 5 pengelolaan arsip dari 34 Kementerian/Lembaga dan satu-satunya Instansi pemerintah yang mendapatkan nilai istimewa pada pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penghargaan diperoleh lantaran ada inovasi dan terobosan dari kementerian yang mengurusi petani ini. Saat ini, Kementan juga membangun budaya dan mindset digital dalam proses transformasi di organisasi. Budaya digital tersebut meliputi transformasi sistem, proses bisnis dan perilaku setiap kegiatan kementerian, termasuk pengarsipan. Ke depannya Kementerian Pertanian akan menerapkan cyber-physical systems, the Internet of things, cloud computing, dan komputasi kognitif. Pengarsipan ini diharapkan nantinya akan mewujudkan tata kelola data dan dokumen yang mudah di akses oleh publik, terkecuali arsip yang dikecualikan.

Direktorat Jenderal Hortikultura menjadi salah satu referensi studi banding bagi pejabat fungsional arsiparis di berbagai Kementerian/Lembaga. Hal inilah yang menjadikan Direktorat Jenderal Hortikultura giat mengelola arsipnya dengan baik dan benar. Senada dengan yang dikatakan oleh Kasubag Tata Usaha dan Rumah Tangga Ditjen Hortikultura, Ina Ngana, bahwa pengelolaan arsip memang harus didukung oleh pimpinan di unit kerja masing-masing. "Arsip seringkali menjadi pokok masalah yang berakibat pada hilangnya aset Negara, sehingga pemerintah harus melakukan langkah-langkah preventif agar tidak terjadi kehilangan arsip seperti yang sering terjadi pada berbagai instansi pemerintah”, pungkasnya.

Pertemuan Sosialisasi ini yang diselenggarakan di Hotel Atria Malang ini diikuti 50 orang peserta dari 6 Direktorat lingkup Ditjen Hortikultura dan perwakilan dari Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura & Perkebunan Kabupaten Malang.